>


SEPAPro incasso

SEPAPro2 incasso



Beschrijving SEPAPro2 incasso


SEPAPro2 is een programma dat incassobestanden maakt op basis van een tabel in een Excel werkboek. Het is ontworpen voor kleinschalig gebruik bijvoorbeeld bij verenigingen. In 2014 werd bij de introductie van SEPA het programma SEPAPro gebouwd. Dat is vele malen gedownload van deze website. In beperkte mate was er feedback, met name als er fouten of tekortkomingen werden gevonden. Op basis daarvan werd het programma meerdere malen aangepast.

Nu de EPC de specificatie van deze incassobestanden met ingang van 2024 wordt aanpast aan de specificatiepain.008.001.08 was het nodig aanpassingen te maken. Inmiddels is het ook duidelijk dat de ambitie om het programma van een soort backoffice beheersmodule te voorzien niet wordt gerealiseerd. Alles tezamen heeft het geleid tot een gemoderniseerde en afgeslankte versie van SEPAPro dat nu met een nieuwe vormgeving wordt gepresenteerd als SEPAPro2. Functioneel is het geheel gelijk, zelfs zo dat door SEPAPro2 in dezelfde map te plaatsen als SEPAPro de overgang voor de gebruiker naadloos is.

De EPC heeft 2 belangrijke aanpassingen gemaakt in de specificatie. Allereerst mag op de incassoregel de BIC code van het lid/ de klant ontbreken. Verder wordt de strakke methodiek van de sequentie codes losgelaten: elke incasso mag als ‘RCUR’, dus recurring worden aangeboden. Voor gebruikers die misschien deze codering actief in hun administratie gebruiken bestaat nog steeds de mogelijkheid dit in SEPAPro2 toe te passen. Echter voor algemeen gebruik kan in dit programma de sequentiecode geheel buiten beschouwing blijven. Alle incasso’s zullen dan standaard de code ‘RCUR’ krijgen.

Tenslotte wordt door de EPC een aanpassing doorgevoerd waarbij adresinformatie in veel detail uitgesplitst kan worden aangeboden met tags als <straat>, <huisnummer> etc. Echter, nog steeds blijft het aanbieden van maximaal 2 adresregels toegestaan. Zelfs kunnen de adresregels geheel ontbreken. In SEPAPro2 is de grote stap naar uitgesplitste adresinformatie achterwege gebleven. Uitgangspunt is dat indien gewenst, toevoeging van 2 adresregels voor het incassoproces voldoende is.

Het programma, SEPAPro2 Incasso, maakt uit de gegevens op een Excel werkblad een zogenoemd SEPA incassobestand volgens de PAIN specificatie. De vereiste gegevens dienen in een tabel op één en hetzelfde werkblad te staan. De plaats van de gegevens (‘kolommen’) is variabel instelbaar. Het programma is bedoeld voor kleine gebruikers zoals verenigingen. Het programma mag gratis worden gebruikt. Voor (semi)commercieel gebruik dient toestemming te worden aangevraagd.

Zie voor meer informatie de webpagina's screendumps en de versieinformatie. Indien U geinformeerd wilt worden bij het verschijnen van een update van SEPAPro2, stuur dan een email naar sepa@flexlands.nl

Referentie: EPC130-08 SDD Core C2PSP IG 2023 V1.0 van 22 juni 2022

©ETC, TvanHerwijnen, sepa@flexlands.nl


Features

Gebruik

Download de zip-file met het programma SEPA incasso en de bijbehorende bestanden en pak die uit in een map. Het programma hoeft niet geinstalleerd te worden. Voorbeeldbestand van een fictieve voetbalclub zijn bijgevoegd met een geprepareerd SEPAPro2.ini bestand waarin de inputgegevens voor deze imaginaire voetbalclub zijn bewaard.

Zet de voor de incasso vereiste gegevens in een Excel werkblad. Het werkblad dient een tabel te zijn met optioneel een kop op de eerste regel. De volgorde van de gegevens (‘kolommen’)  is willekeurig omdat die in het programma SEPA incasso kan worden ingesteld. Ook is het mogelijk om in een werkblad met veel andere informatie precies die kolommen te specificeren die voor het SEPA incassobestand vereist zijn. Er is de mogelijkheid om regels te selecteren/filteren op de inhoud van een kolom. De velden Adres1, Adres2 en BIC kunnen worden weggelaten. In dat geval moet in Layout voor die velden het kolomveld leeg gelaten worden.

Het is mogelijk dat op sommige regels in het Excel werkblad de SEPA informatie onvolledig dan wel onjuist is. Daarvan wordt in de inspectiefase melding gedaan zodat de gebruiker die fouten kan corrigeren. Pas als alle testen positief zijn kunnen de SEPA bestanden worden aangemaakt. De inspectie test onder meer de IBAN rekeningnummers op consistentie, de datum en het bedrag. Ook wordt getest op ongeoorloofde letters en symbolen

De geproduceerde .xml bestanden zijn duidelijk gekenmerkt. Zo is ‘Incasso_dd_2024-04-01_RCUR_08_159.xml’ het bestand met incasso’s waarbij sprake is van een herhaald gebruik van een afgegeven machtigingen te incasseren op 1 april 2024. Het batchnummer ‘159’ is een eenvoudig serievolgnummer. De toevoeging ‘_08_’ verwijst naar de ‘pain.008.001.08’ specificatie. Overigens kunnen deze .xml bestanden met het programma Kladblok/Notepad in Windows worden teruggelezen.

LET OP: Aangezien dit programma uit " onbekende bron" komt kunnen virusscanners, met name AVAST, grote bezwaren maken tegen het uitvoeren van dit programma. Probeer in dat geval de virusscanner te overtuigen dat dit een acceptabel programma is. Op geen enkele wijze zal het problemen veroorzaken op uw PC. Gegevens worden uitsluitend vastgelegd in .xml bestanden en een .ini bestand.

TESTEN: Als u nog geen ZZZ-code heeft dan kunt u testen met de code: NL64ZZZ321096320000 afkomstig uit het voorbeeld in "SEPA XML-Message" (zie referenties)


Machtigingen

Iedere SEPA incasso-opdracht moet vergezeld gaan van een unieke machtiging met daarbij de datum van deze machtiging. De incasseerder, dus de club of vereniging, is vrij daarvoor een systeem te kiezen. Zij moet het gebruik van de machtigingen zelf administreren. Voor elke incassoregel kan in een kolom de gewenste waarde voor de sequentiecode aangegeven worden. FRST (‘first’) als het een eerste gebruik is, RCUR (‘recurring’) als de machtiging voor een tweede of volgende keer wordt gebruikt, FNAL (‘final’) wanneer de betreffende machtiging voor het laatst wordt gebruikt. OOFF (‘one off’) geeft aan dat de machtiging eenmalig wordt gebruikt. BELANGRIJK: In de nieuwe specificatie mag elke incasso het label ‘RCUR’ hebben. Door die waarde in te stellen in de algemene input zullen alle incasso’s automatisch deze label krijgen.

Als een machtiging 12 maanden in het geheel niet is gebruikt, dan vervalt de machtiging bij de bank. Dit alles betekent dat in de Exceltabel tenminste 2 velden aangeven moeten worden met (a) een unieke code voor de machtiging voor incasseren van de betreffende bankrekening, (b) de datum van deze machtiging. Optioneel is een 3e kolom voor (c) de nadrukkelijk gewenste sequentiecode. Stel dat voor de codering van machtigingen wordt gekozen voor het format ABCnnn, dan kan voor een lid dat op 7 februari 2014 de machtiging met code ABC263 heeft afgegeven de incasso de elementen bevatten: ABC263 en 7-2-2014 in de betreffende kolommen van de Exceltabel.


Tenslotte…

Dit programma wordt op een niet-commerciële basis aangeboden en succes wordt niet gegarandeerd. Ook wordt geen assistentie geleverd bij het gebruik. Kortom, u krijgt de beschikking over het programma SEPA incasso op een no cure, no pay basis. Wel is alle copyright voorbehouden aan ETC en T. van Herwijnen. Voor commerciële vragen went u zich tot sepa@flexlands.nl

Referenties: